„Rückdelegation“ bedeutet, dass Aufgaben, die Sie an andere delegiert haben, wieder bei Ihnen landen – und Sie sie dann doch selbst zu Ende bearbeiten bzw. Sie selbst die zentrale Entscheidung fällen.
Leider ist man oft selbst schuld an dieser Rückdelegation. Warum?
Sie haben Ihre Mitarbeiter oder Kollegen dazu erzogen! Sie haben in der Vergangenheit mindestens einmal mit dieser Taktik Erfolg gehabt und Aufgaben nicht selbst bearbeitet und Entscheidungen nicht selbst getroffen, sondern Ihnen diese Dinge oder zumindest die Verantwortung für das Ergebnis wieder zurückgegeben.
Leider helfen Sie nicht Ihrem Unternehmen oder Mitarbeiter Dinge selbstständig zu erledigen und zu entscheiden, sondern verursachen mit Rückdelegation genau das Gegenteil: Der Flaschenhals ist weiterhin bei Ihnen und wird immer enger, Ihr Stresslevel und Arbeitspensum wird immer höher anstatt niedriger, Ihre gesamte Produktivität im Unternehmen sinkt durch unzählige, meist versteckte, Rückdelegationsprozesse.
Was können Sie dagegen tun? Enttarnen Sie Rückdelegationen!
DIE TOP 3 ANZEICHEN VON RÜCKDELEGATIONEN ERKENNEN
1. „Kann ich Sie kurz sprechen?“
XY kommt immer wieder zu Ihnen und möchte sich von Ihnen jeden Arbeitsschritt oder Entscheidungsschritt absegnen lassen. Vorschläge werden zwar geliefert, aber nicht eigenständig gehandelt. Im Endeffekt entscheiden Sie, oder Sie geben die Lösung vor. Irgendwann sind Sie wahrscheinlich so genervt, dass sie doch besser eben schnell selbst alles erledigen- Glückwunsch! Ihr Mitarbeiter hat es geschafft keine Verantwortung selbst zu übernehmen!
2. „Können Sie mir einen Tipp geben?“
Ich komme hier gerade nicht weiter. Sie haben doch mehr Erfahrung als ich….“ Clever, hier wird direkt Ihr Ego und Helfersyndrom wachgerüttelt. Klar zeigen Sie gerne Ihre Kompetenz und unterstützen, schließlich gibt einem das selbst ein großartiges Gefühl! Wenn Sie nicht aufpassen, dann nehmen Sie zu viel Arbeit wieder selbst auf sich und erziehen sich einen treuen Mitarbeiter, der Ihr Ego nicht angreift, keine Konkurrenz werden wird und er Ihnen gerne das Gefühl des „ich bin Chef“ spiegelt. Das tut zwar kurzfristig Ihrem Ego gut, aber verursacht uneigenständig handelnde Mitarbeiter. Beide Seiten entwickeln dann einen Glaubenssatz:
„Ich kann XY das nicht abgeben“
„Der Chef gibt einfach nicht ab, obwohl ich doch ABC verantworten möchte und kann!“
Und somit ist wieder die Rückdelegation vorprogrammiert!
3. „Mir fehlen noch Unterlagen/Informationen.“
Dem Mitarbeiter wurden nicht die relevanten Informationen übergeben. Entweder die Formulierung der Aufgabe inklusive der dazugehörigen Entscheidungs- und Aufgabenkorridore war nicht klar formuliert, oder der Sinn/Zweck und das Ziel der Aufgabe waren dehnbar vermittelt, sodass der Mitarbeiter sich in Details verrennt oder in falsche Richtungen hinarbeitet. Somit wird Ihnen oder anderen Mitarbeitern die Verantwortung oder die Aufgaben weitergegeben. Solche organisch wachsenden Aufgabenprozesse verursachen sehr viel unnötige Arbeitszeit und Kapazitätsbindungen.
DIE TOP 3 VERÄNDERUNGSHEBEL BEI RÜCKDELEGATIONEN ANSETZEN
- Wenn Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten übertragen, nehmen Sie sich genug Zeit um beiderseits die tatsächliche Aufgabe (nach der SMARTA*-Regel *nach MSF formuliert) klarzustellen, Ressourceneinsatz zu definieren und die damit verbundenen Entscheidungskorridore festzulegen. Lassen Sie sich vom Mitarbeiter in seinen eigenen Worten alles noch einmal zusammenfassen, um Missverständnisse und Unklarheiten vor Beginn der Aufgabe aus dem Weg zu räumen.
- Beantworten Sie die Fragen der Mitarbeiter mit Gegenfragen, um eigenständiges Denken zu fördern. Arbeiten Sie an Ihrer Kommunikation, sodass diese wertschätzend, motivierend und angemessen kurz ist. Wer fragt, der führt! Geben Sie klare kurze Aussagen ohne viel blabla.
- Bieten Sie keinen „Fehlersuchservice“ an und lassen Sie Aussagen wie „aber Sie informieren mich bitte“. Oftmals arbeiten Mitarbeiter ungenau, weil der Chef sowieso noch einmal drüber schaut und entscheiden nicht, weil der Chef vorher noch „informiert“ werden will. Beides erzieht Ihre Mitarbeiter zur Rückdelegation.
Wenn Sie einen Fehler entdecken, dann lassen Sie den Mitarbeiter diesen selbst beheben und fordern Sie ihn auf selbst den Prozess, das Dokument etc. auf weitere Fehler hin zu untersuchen und erst nach kompletten „Check“ Ihnen erneut vorzulegen. So erziehen Sie Ihre Mitarbeiter zur Selbstkontrolle und zum Mitdenken.
