Sie haben mal wieder ein wichtiges Meeting, hetzen hin, nehmen 60 Minuten an dem Treffen teil, und am Ende haben Sie das Gefühl, dass nichts bei rumgekommen ist. Schlimmer noch, es saßen 9 ihrer Mitarbeiter die 60 Minuten an dem Tisch, 60 Minuten, in denen tatsächlich wichtige Arbeiten hätten erledigt werden können. Das frustriert total. Aber es steht ja auch gleich schon das nächste Zoom-Meeting mit dem Projektteam an, also haben Sie gar keine Zeit darüber nachzudenken und Schwups läuft der Tag so wie immer.

Kennen Sie das? Meetings verselbstständigen sich gerne zu einem Regeltermin. Meetings werden gerne zur entscheidenden Plattform im Unternehmen um:

– seine Position und Standing, sein Unternehmen zu verteidigen: Der Produktionsleiter muss natürlich immer mit dabei sein, genauso wie auch der Qualitätsmanager. Schließlich müssen sie informiert sein, müssen mitentscheiden und sind sonst beleidigt!

– seine Meinung im Unternehmen kundzutun – ich habe zwar inhaltlich nicht viel zu sagen, nutze aber jedes Meeting, um allen mitzuteilen, dass Abteilung XY gerade Mist baut oder die Parkplätze der Mitarbeiter zu wenig sind.

– den Pausenclown raushängen zu lassen – Hauptsache ich habe wieder die Schenkelklopfer verursacht und alle zum Lachen gebracht!

– zu sabotieren: Ich komme zu spät, bin unvorbereitet und lenke das Gespräch auf Dinge, die nur mich betreffen.

Am Ende war das Meeting schlichtweg für die Katz oder das Ergebnis hätte man auch in 5 Minuten erreichen können.

Aber wie? Hier sind drei entscheidende Tipps:

1. Meetings funktionieren nur zielführend, wenn sie durchdacht geplant und vorbereitet werden.
2. Die Teilnehmer müssen rechtzeitig eingeladen werden.
3. Die Agenda bedarf schon mit der Einladung mitgeteilt zu werden. Eine Agenda, die nicht mit 10 Punkten nach Schema F gefüllt ist, sondern eine die effizient strukturiert ist – das Ergebnis wird somit so schnell wie möglich erreicht.

Entscheidend dafür ist, dass nur die Mitarbeiter involviert werden, die auch für die Entscheidung/Abstimmung etc. tatsächlich notwendig sind. Das und noch viel mehr an Rahmenbedingungen sind zwingend erforderlich, damit Meetings keine Zeitverschwendung sind.

Einen ausführlichen Leitfaden für erfolgreiche Meetings, die sinnvoll geplant und tatsächlich zum Ziel führen, somit sinnvolle Meeting mit zufriedenstellenden Ergebnissen, finden Sie unter www.mittelstandsfuechse.de