Lesezeit 5 Minuten 

Warum macht es Sinn in neue Büromöbel zu investieren und was hat dies mit Effizienzsteigerung zu tun? 

Effizienz beginnt bei der Arbeitsplatzgestaltung. Oftmals liegt das Augenmerk bei der Prozessoptimierung und Arbeitsplatzoptimierung in der Produktion oder im Werkstattbereich. Der kaufmännische Bereich, die Büros, werden entweder stiefmütterlich behandelt oder ohne Sinn und Verstand „hipp“ gestaltet. Der Hype zu vielen Lounges, Sofaecken und durchsichtigen Telefonboxen lässt langsam nach, warum? Wer vom Architekten oder Innenraumausstatter ein neues Bürodesign entwickeln und umsetzen lässt, ohne vorher den eigentlichen Workflow inklusive individueller Arbeitsplatzanforderungen zu berücksichtigen, erlebt oft eine Enttäuschung.  

Anstatt dass die neuen stylischen Sofaecken zum Arbeiten genutzt werden und Mitarbeiter und Teams sich immer neue Arbeitsorte als „Wohlfühloasen zum Arbeiten“ suchen, wünschen sich viele ihren festen alten Arbeitsplatz zurück. Die Telefonboxen bleiben leer, Teams richten sich fest einen eigenen Bereich über Monate ein, anstatt sich immer wieder neue Ecken zu suchen.  

Moderne Besprechungslounge mit Schallschutz (www.lapp-buero.de)  

War die Investition umsonst?  

Warum liefern viele moderne Bürokonzepte im Nachgang nicht die gewünschte Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Produktivität? Warum verschlechtert anstatt verbessert sich oft durch moderne Konzepte die innerbetriebliche Kommunikation? 

Die Hauptursache ist, dass der Mensch ein Gewohnheitstier ist und Routinen liebt. 

Gerade in so starken Umbruchzeiten wie heute geben uns feste Strukturen und Routinen Halt und Stabilität, Sicherheit und Orientierung. Struktur und Routinen helfen uns, mit den auf uns einwirkenden Veränderungen innerlich fertig zu werden. Nur so können wir gesunde Gewohnheiten entwickeln und Stress abbauen. Was routiniert ist, bedarf weniger Gedankenenergie.  

Manche Psychiater sprechen sogar von einem sogenannten Strukturhunger, der ein psychologisches Grundbedürfnis eines jeden Menschen darstelle.  

Wer also jahrelang in einem Einzelbüro mit klassischem eigenem Schreibtisch, Rollcontainer und privaten Gegenständen am festen Arbeitsplatz gearbeitet hat, wird sich im offenen Großraumkonzept mit täglich freier Wahl – ob Schreibtisch, Loungeecke oder Telefonbox – schwertun. Es überfordert uns schlichtweg täglich mindestens einmal diese Entscheidung zu treffen.  

Anstatt dass die Produktivität steigt, sinkt sie oft. Bis sich der Arbeitnehmer am gewählten Arbeitsplatz eingerichtet hat und sich auch dort mental „sicher und angekommen“ fühlt, vergeht unproduktive Arbeitszeit.  

Es bedarf mindestens 21 Tage, um eine neue Gewohnheit oder eine neue Routine zu entwickeln. Das heißt, wer mehr Produktivität im Büroalltag wünscht, sollte nicht im Sinne einer Unternehmenskultur ständige Wechsel der Arbeitsplätze vornehmen, sondern genau das Gegenteil! So wie wir es bereits vor New Work kannten: Jeder Mitarbeiter hat seinen festen Platz.  

Eine moderne Couchlounge als alternativer Arbeitsplatz wird häufig wenig vom Arbeitnehmer tatsächlich aktiv genutzt und bleibt leer. (Foto www.lapp-buero.de) 

Ich unterstreiche meine Hypothese mit Alltagsbeispielen.  

Wer Sport treibt und regelmäßig in eine Umkleidekabine geht, sucht intuitiv als Erstes seinen „Stammplatz“ oder „Stammumkleideplatz“ auf, auch im Restaurant etabliert sich gerne ein Tisch als „Lieblingstisch“, und die innere kurze Enttäuschung oder Verunsicherung steigt innerlich auf, wenn der Platz durch jemand anderen besetzt, und man gezwungen ist auf einen anderen Platz auszuweichen. Na, erkennen Sie sich in einer der beschriebenen Beispiele wieder? Warum sollte es dann im Büro mit dem Arbeitsplatz anders sein? Wir Menschen sind intuitiv Gewohnheitstiere und gleichzeitig Fluchttiere. Wenn wir einmal einen Platz als „sicher“ abgespeichert haben, suchen wir intuitiv diesen „sicheren“ Ort beim nächsten Mal wieder auf.  

Auf der anderen Seite wünschen sich junge Arbeitnehmer eine hippe stylische Büro-Atmosphäre und die Freiheit jederzeit selbst zu entscheiden, wo und wie gearbeitet wird – ob zu Hause, bei Workation oder in einer gemütlichen Couchecke.  

Die Angst der Arbeitgeber ohne neue Bürokonzepte mit vielen Wahlmöglichkeiten der Arbeitsplätze keine neuen Mitarbeiter zu finden, scheint groß.  

Müssen sich Arbeitnehmer zwischen höherer Mitarbeitereffizienz in verstaubter unattraktiver Büro-Atmosphäre und dadurch bedingt zukünftig weniger Bewerber oder hohe Bewerberanzahl und Arbeitgeberattraktivität mit stylischem Büro und niedriger Produktivität entscheiden? 

NEIN! 

Die Lösung ist ein gesundes Mittelmaß zu finden. Wer neue Büroräume gestaltet, muss einerseits den Arbeitnehmern, andererseits dem Workflow bzw. den Unternehmensanforderungen gerecht werden. 

Wie funktioniert dieser Spagat? 

1. WAS IST UNSERE AKTUELLE STRUKTUR?

   • Was sind unsere Workflows und Kommunikationswege?
     

2. WELCHER VERÄNDERUNGSBEDARF BESTEHT TATSÄCHLICH?

   • Wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit der aktuellen Bürogestaltung?
     Welche Wünsche und Ideen zur Optimierung hat ein jeder für seinen eigenen Arbeitsbereich?
     

3. VERÄNDERUNGSBEDARF FESTLEGEN

   • Welche räumlichen Veränderungen verbessern die Arbeitsatmosphäre und steigern gleichzeitig die Produktivität? Wie können die Arbeitsplätze effizienter gestaltet werden und dem Arbeitnehmer gleichzeitig eine Wohlfühloase bieten?
   • Ein Lastenheft erstellen An dieser Stelle fände ich es auch gewinnbringend, wenn du kurz erläuterst, warum und für was dieses dient?!
     

4. NEUGESTALTUNG STRATEGISCH PLANEN

   • Budget festlegen
   • Projektteam aus eigenen Mitarbeitern und Fachexperten bilden. Die Neugestaltung der Räumlichkeiten kann nur mehrperspektivisch zielführend sein, wenn Fachexperten wie z. B. Architekten/Raumplaner gemeinsam mit einem von Mitarbeitern zusammengesetzten Projektteam die Gestaltung übernehmen. 
   • Wo bedarf es feste Arbeitsplätze und feste Routinen, wo ist Flexibilität in der Arbeitsplatzwahl sinnvoll, ohne an Produktivität einzubüßen?
     

5. NEUGESTALTUNG TESTEN

   • Es ist ratsam erst einmal einen Bereich neu zu gestalten und im realen Büroalltag 6 Wochen lang zu testen, bevor alles neu konzipiert wird. So können notwendige Anpassungen noch rechtzeitig mit einfließen. 
     

6. NEUES BÜRODESIGN KOMMUNIZIEREN

   • Überraschen Sie Ihre Mitarbeiter nicht. Je länger sich der Geist auf die Neugestaltung vorbereiten kann, desto leichter fällt ihm/dem Mitarbeiter die Akzeptanz und das Entwickeln neuer Gewohnheiten.
     

7. ZEIT FÜR GEWÖHNUNG GEBEN

   • Neue Routinen entwickeln sich erst innerhalb mehrerer Wochen. Geben Sie der Belegschaft Zeit, sich zu orientieren, Workflows anzupassen und Neuerungen zum Standard werden zu lassen.  
     

Die hier im Blogbeitrag verwendeten Bilder sind beim Experten für Büroausstattung entstanden, der Lapp GmbH in Hagen (www.lapp-buero.de). Mit Geschäftsführer Ralph Träger und Florian Rössler (Paul-TV) hatte ich eine einstündige Experten-Diskussion zum Thema effiziente Büroeinrichtung.  

Foto: Florian Rössler (Paul TV) und Inhaber Ralph Träger (Lapp GmbH) in der neuen Bürokonzeptausstellung der Lapp GmbH. 

Die Ausstellung der Lapp-GmbH zeigt, worauf es meiner Meinung nach ankommt: Mitarbeitern einen Büro-Arbeitsplatz zu bieten, der modern gestaltet ist und gleichzeitig eine feste Struktur sowie Wohlfühlatmosphäre bietet.  

CLEVER TIPP! 

Mein Lieblingsprodukt im Rahmen Effizienz ist das Ausstellungsstück Pontis Klapptisch Hypa. Ein elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch, der platzsparend klappbar ist und so auch als Magnetwand und Whiteboard genutzt oder weggeschoben werden kann.

Interesse geweckt? Mehr Infos unter www.mittelstandsfuechse.de.