Neulich erzählte mir ein Kunde, dass er vor Jahren viel Diebstahl im Unternehmen festgestellt hatte. Büroangestellte hätten andauernd augenscheinlich AA-Batterien, Druckerpapier, Eddings, Stifte und sonstiges Büromaterial verbraucht. Dem hätte er dann vor fünf Jahren einen Riegel vorgeschoben und die Batterien werden nun zentral – leanmäßig – in der Produktion gelagert in einem abgeschlossenen Raum.  

Denn in der Produktion werden mehr Batterien verbraucht und so oft komme das ja nicht vor, dass man eine neue Mausbatterie benötigen würde. Dann könnten die Angestellten ruhig laufen. Die anderen Büromaterialien wurden auch in den Augen des Kunden nun effizient verwaltet. Die Einkaufsabteilung hat auch die Hoheit über das gesamte Büromaterial für alle 50 Angestellten und alle 200 Produktionsmitarbeiter. Wenn Eddings und Co. benötigt werden, muss der betreffende Mitarbeiter zum Einkauf laufen und sich dort das Material abholen. Falls er etwas Spezielles benötigt, sei das auch kein Problem – einfach eine Mail an den Einkauf schreiben, jeden Dienstag würde dann eine Sammelbestellung ausgelöst, um Zeit und Geld zu sparen.  

Zeit und Geld sparen? Genau das Gegenteil verursacht dieser starre Prozess-weil er nicht kaufmännisch durchdacht ist! Ich spürte direkt- hier schlummert viel Potential für mehr Effizienz. 

Ich hatte den Auftrag nach Zeitfressern in dem oben beschriebenen Unternehmen zu suchen.  

Der Kunde vermutete, dass die Mitarbeiter zu viel Zeit mit Kaffeekochen und Flurfunk verbringen würden.  

Das Ergebnis nach einer drei-stündigen Vor-Ort-Analyse von uns: 

Um eine AA-Batterie für die Maus zu holen, lief jeder Angestellter, sogar der Chef selbst, ganze 7 Minuten einen Weg bis in die Produktion. Dann musste dort ein Mitarbeiter seine Arbeit unterbrechen, den Schrank mit den Batterien aufschließen, die Batterien ausgeben, im Protokoll festhalten, den Schrank wieder abschließen und dann wieder seine Arbeit aufnehmen: Arbeitszeit Produktionsmitarbeiter 5 Minuten. Arbeitszeit Angestellter, um AA-Batterien zu holen: 2×7 Minuten Laufzeit, 5 Minuten Wartezeit in der Produktion, ergeben un Lohn- und Gehaltskosten von 9,18 € für den Angestellten (bei Lohnkosten pro Stunde 29 €), und 1,80 € für den Produktionsmitarbeiter (die Kosten, die durch die Arbeitsunterbrechung entstanden, sind hier noch gar nicht eingerechnet).  

Noch viel höher sah die Rechnung beim Prozess Beschaffung und Verteilung Büromaterial aus. Diese haben wir auf einen Monat hochgerechnet und kamen auf betriebsinterne unnütze Arbeitszeit-Kosten von 2200 € für diese augenscheinlich effiziente Lösung beim Kunden.  

Schnell wurden daraufhin die Prozesse umgestellt. 

Jede Abteilung bekam in Reichweite einen eigenen Mini-Vorratsschrank mit dem notwendigen Verbrauchsmaterial und ein eigenes Budget sowie Zugang, um beim Online-Büroshop das Material selbst zu bestellen.  

Solche Arbeitszeitfresser und unnötige Kostenverursacher sind oft nur durch den professionellen Blick von außen zu finden.  

In jedem Unternehmen schlummert viel Zeit-Potential und somit Geldeinsparungschancen- sie müssen aufgedeckt werden. Gerne unterstützen wir Sie dabei. Mehr Infos unter www.mittelstandsfuechse.de